【労務担当向け】休職には診断書が必須？もらい方や手続き、産業医の役割について解説！
休職前の診断書の提出については、法律による定めがなく会社の就業規則に従うことになります。一般的には休職の際に診断書の提出が求められるため、従業員が休職を希望した場合は、まずは休職診断書を提出してもらうことが多いです。
休職診断書の取得方法がわからない従業員には、まずは専門医を受診するように丁寧に教えてあげるとよいでしょう。
本記事では従業員から休職の希望を告げられた際に、人事労務の担当者が把握しておくべきことについて詳しく解説します。
従業員が休職する場合の休職診断書の提出義務について
従業員が休職を希望する場合、診断書の提出は法的に義務化されておらず、会社の就業規則に従うことになります。
そのため従業員が休職を申し出たら、まずは会社の就業規則で診断書の提出について確認するとよいでしょう。
従業員の休職可否を判断する際には、医学的な知見が欠かせないため、一般的には休職診断書の提出が求められます。多くの場合、休職の際には診断書の提出が必要であると就業規則で定められています。
従業員が診断書の取得方法について迷っている場合は、スムーズに休職の手続きを進めるためにも、休職診断書のもらい方を知らせてあげましょう。
休職診断書のもらい方
休職診断書は医療機関に依頼して診察を受けると、書いてもらえます。うつ病やメンタルヘルス不調で休職をする場合は、精神科や心療内科を受診して休職診断書を発行してもらいましょう。
休職診断書の発行を依頼する場合は、数千円～1万円くらいの手数料が必要です。発行までの期間は、即日のケースや2週間くらいかかるケースまで医療機関によってさまざまです。
休職の多くは個人的な都合と位置づけられるため、休職診断書の発行にかかる費用は従業員負担となることが一般的です。
従業員が休職する場合の手続きの流れ
従業員が休職を希望する場合、次の流れに従って手続きを進めましょう。
1.診断書の提出
2.休職を希望する従業員との面談
3.休職の可否と期間の決定
各ステップについて詳しく解説します。
診断書の提出
休職診断書の提出について就業規則に記されている場合は、休職希望者は職場の上司や労務担当者に診断書を提出する必要があります。
一般的な休職診断書には、以下の内容が書かれています。
・病名や症状名
・初診日
・診察時の所見や心理検査の結果
・医師が判断した必要な休職期間
医療機関で受け取った診断書は、職場の上司に提出することが一般的です。しかし上司との人間関係の悪化が原因でメンタル不調になった場合は、人事や総務に提出することもあります。
休職を希望する従業員との面談
休職を希望する従業員に対して、診断書をもとに面談を実施し、次の内容を確認します。
・休職を希望しているのか？
・復帰の意思はあるのか？
・職種転換など、休職を回避する手段はないか？
従業員が休職を希望していても、面談で復職できる可能性が見いだせない場合は、休職が認められないこともあります。
休職の可否と期間の決定
診断書や面談をもとに従業員の休職の可否を検討します。休職の決定後は、次の内容を記載した休職辞令を発行することが一般的です。
・休職の開始日と終了日
・休職命令の発令日
休職の終了日までに従業員が復職できない場合は、退職扱いになります。退職扱いとなる期日を従業員にも認識してもらい、トラブルを回避するためにも、休職の終了日は明確にすべきです。
従業員から休職診断書が提出された場合に人事労務がとるべき対応
休職診断書の提出後は、人事労務部の担当者が適切に対応しましょう。人事労務がとるべき具体的対応は、次のとおりです。
・休職中の連絡方法について確認する
・休職期間中の注意事項について確認する
・従業員の家族に情報を共有する
・疾病手当金などについて情報を共有する
各項目について詳しく解説します。
休職中の連絡方法について確認する
休職中に連絡が絶たれないように、従業員が休職に入る前に連絡方法を確認することが大切です。連絡方法は休職者の負担にならない手段を選択しましょう。
たとえばメンタルヘルス不調の程度が軽い場合は電話での連絡も可能ですが、重い精神疾患を患っている場合は、メールやLINEなどを使った連絡も検討する必要があります。
メンタルヘルスが改善された場合は、電話や対面での連絡に切り替えることについても確認しておくとよいでしょう。
休職期間中の注意事項について確認する
休職期間中の注意事項として、次の内容を確認しておきましょう。
休職期間中はしっかりと休養を取って心身を休めることに専念すること
SNSなどに不用意な投稿をしないようにすること
休職者の病状が徐々に回復すると、いつもどおりの日常生活を過ごせるようになります。そのようなときに、旅行やレジャーなどに出かけ、それをSNSにアップすると他の従業員への不信感につながる恐れがあります。
休職者以外の従業員とのトラブルを避けるためにも、休職者には注意事項を守るように伝えましょう。
従業員の家族に情報を共有する
従業員の家族には共感的態度で接し、メンタル不調者への接し方や療養のサポートに役立つアドバイスなどの情報を共有しましょう。
従業員家族との信頼関係を築くことで、従業員本人からの会社への連絡が難しい場合に、家族との連絡を取りやすくなります。不安を抱える従業員の家族と協力して、従業員の回復をサポートする姿勢を示すことが大切です。
疾病手当金などについて情報を共有する
自己都合による休職に対しては多くの場合、給与が支払われません。そのため休職期間中の従業員には、経済的な不安がつきものです。
従業員が安心して療養に専念できるように、次の疾病手当金に関する情報を共有しておきましょう。
・受給の要件
・書類の手続き
・期間や金額
休職者に対して産業医が果たす役割
産業医には産業医面談を実施したり、意見書を発行したりする役割があります。産業医が休職前の面談に参加することで、適切な休職の判断や休職を予防するための専門的なサポートを提供できるようになります。ここでは産業医が果たす役割について、詳しく解説します。
産業医面談の実施
企業に産業医が在籍していることで、従業員が休職を申し出た場合やストレスチェックで高ストレス判定が出た場合に、産業医面談を実施できます。
産業医面談を実施すると、産業医の専門的な意見を参考にしながら、休職可否の判断が可能です。
また休職中の従業員には産業医が定期的に面談を行い、病状の回復を確認すると、休職の延長や復職の判断ができます。
意見書の発行
産業医には意見書を発行する役割があります。意見書とは主治医の診断書と、休職を希望する従業員との面談をもとに、産業医が休職や復職の判断に関する意見を記した書類です。会社は産業医の意見書をもとに、従業員の休職や復職の判断を下せます。
主治医が出す診断書と産業医が出す意見書との違い
主治医が出す診断書と産業医が出す意見書は、まったく異なるため、それぞれの違いを把握しましょう。
主治医は病状や日常生活を安定して過ごせるかどうかを考えて、休職の判断をします。そのため主治医の発行する診断書に書かれた休職判断には、仕事の遂行能力が考慮されていないことが多いです。
それに対して産業医の出す意見書には、従業員が職場環境に適応できる状態かどうかを加味した意見が記されています。従業員の仕事に対する遂行の可否についても考慮されているため、従業員の実務に則した休職の判断が可能です。
主治医の診断書と産業医の意見書の両方があることで、事業者はより適切な休職の判断を下せます。
従業員の休職希望には適切に対応しよう
従業員が休職を希望した場合に、診断書が必要かどうかは会社の就業規則をもとに判断する必要があります。そのため従業員から休職希望の申し出があった場合は、まずは診断書を提出するように伝えましょう。
休職診断書の取得方法について従業員が迷っている場合は、まずは精神科や心療内科への受診を促すとよいでしょう。
その他にも従業員が休職希望を申し出た場合には、さまざまな共有すべき情報や確認事項があります。本記事で示した内容を参考にしながら、休職中のトラブルを生まないような対応を心がけましょう。
